World Café: werkvorm voor ideevorming en kennisuitwisseling

World Café is een werkvorm, waarbij op een effectieve en efficiënte manier binnen een grote groep van deelnemers ideeën worden gevormd / verzameld en kennis wordt uitgewisseld. 
De methode boort de collectieve intelligentie van de hele groep deelnemers aan en stelt deze aan alle deelnemers ter beschikking  op een laagdrempelige en informele wijze.
Deze werkvorm is goed toepasbaar in de inventarisatie- / analysefase van o.a. verbeteringstrajecten en biedt een aantal belangrijke voordelen t.a.v. andere methoden zoals de brainstormsessie. 
Daarnaast is het ook leuk om te doen!



aanleiding
Tijdens een werksessie van de NEN maakte ik kennis met de werkvorm World Café en ik was verrast door de hoge mate van effectiviteit van deze manier van werken.

wat is het precies?
Zonder teveel in detail te treden komt de methode er op neer dat de deelnemers in groepen van 5 tot 8 personen aan verschillende random neergezette tafels gaan zitten. Iedere tafel heeft een host welke aan de tafel blijft zitten en de andere deelnemers zoeken na een bepaalde tijd een andere tafel op. Dit wisselproces herhaalt zich een aantal malen, waarna ieder host de eindresultaten van de eigen tafel aan de totale groep presenteert. De sessie start met het neerzetten van een stelling of vraag welke onderwerp van gesprek zal zijn.
Tijdens de sessie wordt gepoogt een ontspannen sfeer te creeëren zoals in een café middels achtergrondmuziek en bediening van de tafels met drinken en hapjes door serveerders.



Details over de methode zijn te vinden op http://www.theworldcafe.com/ waar ook een nederlandstalige uitleg te vinden is.

wat zijn de voordelen?
Deze methode heeft als voordeel dat belangrijke onderwerpen in een korte tijd diepgaand besproken kunnen worden. Deelnemers borduren door het systeem van vaste tafelhost en wisselende tafelgasten snel voort op de ideeën van anderen.  Daarnaast leidt het tot gedragen beslissingen onder de deelnemers.
WorldCafé is een efficiënte en effectieve methode. Andere voordelen van de methode zijn:

• Kleinschaligheid waardoor niet alleen de expliciete, extroverte deelnemers, maar ook introverte deelnemers aan bod kunnen komen. Een thema wordt daardoor breder besproken;
• Input van deelnemers is deels anoniem, waardoor de inbreng op waarde wordt beschouwd en niet op basis van ‘wie het gezegd heeft' (i.t.t. brainstormsessies);
• Informele setting waardoor deelnemers makkelijker met elkaar in gesprek gaan;
• Constructieve setting. De gespreksleider moet zich vooral richten op stimuleren van creativiteit (als de werkvorm een creatief doel heeft) of het richten op de gemeenschappelijke belangen (als de werkvorm een oplossingsgericht doel heeft).

wat kun je er mee?
WordCafé is een goede en effectieve methode om kennis over een bepaald onderwerp te inventariseren en te delen.
Het is met name toepasbaar voor:

• het opzetten van een dialoog rondom zaken die spelen in de organisatie
• het inventariseren van kennis (b.v. verloop werkproces)
• het delen van kennis
• creativiteit: het vorm van ideeën (hoe kan het beter / anders)
• consensus: het creëren van draagvlak voor verandering

ISO 21500: standaard voor projectmanagement?

ISO 21500, een internationale richtlijn voor project-management, is in de maak en wordt nu voor breder publiek onder de aandacht gebracht. 
ISO 21500 is geen complete projectmanagementmethode, maar te gebruiken als referentiemodel, zodat men (vooral bij internationale projecten) dezelfde taal spreekt. Daarnaast zouden de bestaande projectmanagementmethoden zich aan ISO 21500 kunnen conformeren qua terminologie en voor zover mogelijk het procesmodel.

ISO 21500 zou zich in de toekomst kunnen ontwikkelen tot een standaard, zodat certificering mogelijk wordt.

aanleiding

Onlangs heb ik een informatieve werksessie bijgewoond van het NEN over de ophanden ISO 21500 richtlijn voor projectmanagement. Het eerste wat ik dacht in de opgang naar deze sessie: Een standaard voor Projectmanagement...."wat moet/kan ik daar nu mee"? Want we hebben met PMBOK, Prince 2, "eigen brouwsels" al zoveel projectmanagementmethodieken, dat men soms door de bomen het bos niet meer ziet. De materie is daarbij, vooral voor opdrachtgevers vaak te taai om zich goed in te verdiepen met al die regels en al dat vakjargon.

wat is het precies?

ISO 21500 is echter geen lijvig boekwerk, maar een relatief beknopt document van enkele tientallen pagina's. Het document kun je downloaden vanaf de site van de NEN. ISO 21500 is standaard in de engelse taal opgesteld, maar inmiddels ook in het nederlands beschikbaar.

Het is belangrijk om te onderkennen dat ISO 21500 geen standaard is maar een richtlijn. Je kunt er dus niet op certificeren. Het resultaat is tot stand gekomen via inbreng uit vele landen en daarmee is het evident dat er her en der consessies zijn gedaan qua volledigheid in het procesmodel zoals we in Nederland gewend zijn te werken.

Wat daarbij opvalt is de beperkte lijst van termen. Dat is bewust zo gedaan, omdat men alleen termen verklaart die vakspecifiek zijn of een andere betekenis hebben dan in de standaard woordenboeken. Zo blijft men het dichtst bij de natuurlijke taal.

hoe verhoudt het zich tot bestaande projectmanagementmethoden?

ISO 21500 in de huidige vorm is geen complete volwassen projectmanagementmethode daarvoor is het te iel. T.o.v. bijvoorbeeld Prince2 zijn er nogal wat verschillen. Zie voor details het artikel op de blog van Henny Portman. 

Bestaande project-managementmethoden blijven de basis voor goed projectmanagement. ISO 21500 kan daar een aanvullende rol bij spelen.

wat kun je er dan mee?

ISO 21500 kan i.c.m. met b.v. Prince2 en PMBoK worden toegepast om een gemeenschappelijk denk- en communicatiekader te vormen, zodat men binnen projecten / programma's van projecten zoveel mogelijk over hetzelfde praat en er zo min mogelijk miscommunicatie plaatsvindt. Uiteraard lost het miscommunicatie nooit helemaal op, omdat de context waarin een woord wordt gebruikt ook de betekenis bepaalt, maar het kan de communicatie wel verbeteren.

ISO 21500 is daarom toepasbaar:

• als referentiemodel voor projectmanagement (minimum)
• als gemeenschappelijke taal in internationale projecten  
• als gemeenschappelijke taal in programma's van projecten, waarin verschillende projectmanagementmethoden worden gebruikt
• als (minimum) eis in aanbestedingen/rfp's, waaraan de projectmanagementmethode van de leverancier moet voldoen 
• als instrument om projectmanagementmethoden te uniformeren zonder dat het specifieke karakter van de methode verloren gaat

wat brengt de toekomst?

Nadat de definitieve eerste versie van de richtlijn ISO 21500 is vastgesteld zijn er m.i. de volgende toekomstscenario's mogelijk:

• bestaande projectmanagementmethoden conformeren zich aan ISO 21500 en hanteren een uniform begrippenkader. 
• er worden ook ISO standaarden/richtlijnen opgesteld voor aan projectmanagement gerelateerde gebieden zoals programmamanagement. De eerste initiatieven hiertoe zijn al genomen,

De belangrijkste toepassing zie ik echter in certificering van projectmanagementmethoden (zowel breed gebruikte als leveranciers-/organisatiespecifieke). Daarvoor dient de richtlijn echter nog wel door te groeien naar een ISO standaard, zodat certificering mogelijk is, waarbij voorkomen dient te worden dat de standaard te uitgebreid en gedetaileerd wordt. ISO 21500 kan dan goed toepasbaar worden als eis bij aanbestedingen en rfp's.

Al met al ben ik van mening dat het ontwikkelen van een richtlijn als ISO 21500 een goede zet is wat kan leiden tot meer uniformering en betere begripsvorming in het projectmanagementlandschap en daarbij het projectmanagementwerk kan verbeteren.